Home>Groep 1/2a>Privacy

Privacy

woensdag 16 mei 2018

Op 25 mei 2018 gaat er in de EU (en dus ook in Nederland) een nieuwe wet van kracht: de wet AVG. In deze wet staan nieuwe artikelen beschreven die zorgdragen voor de bescherming van uw persoonsgegevens. De vorige wet stamde uit 2012 en was niet in alle gevallen even duidelijk. In dit artikel willen wij u meer helderheid verschaffen over hoe wij op de st. Bernardus om zullen gaan met persoonsgegevens en wat we hieronder verstaan.

Op de St. Bernardus gaan we zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen, en de vastlegging daarvan in de administratie van de school, moeten er gegevens van leerlingen worden vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperken wij tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het geven van goed onderwijs. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt.

De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkte hoeveelheid aan persoonsgegevens. Quo Vadis (de stichting waar de school onder valt) heeft met haar leveranciers strikte afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met andere organisaties als ouders daar toestemming voor geven, tenzij die uitwisseling verplicht is gesteld in de wet.

In het privacyreglement van stichting Quo Vadis is beschreven hoe de stichting en haar scholen omgaan met persoonsgegevens, en wat de rechten en plichten zijn van ouders (en leerlingen). Meer informatie over privacy kunt u lezen op de website van Quo Vadis of in de schoolgids. Natuurlijk kunt u voor vragen ook terecht bij de directie van de school.

Basispoort

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt onze school gebruik van het landelijke portaal “Basispoort”. Dit portaal maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn persoonsgegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de persoonsgegevens . Via Basispoort worden er geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Basispoort geeft op haar eigen website informatie (http://info.basispoort.nl/privacy).

(Inschrijf)formulier

De schoolgids en de website van de school, zijn belangrijke informatiebronnen voor ouders die op zoek zijn naar een school voor hun kind(eren). Als het uiteindelijk tot een aanmelding en/of inschrijving komt, wil de school graag beschikken over de juiste informatie. De ouders worden gevraagd om informatie te verstrekken. Daarvoor wordt er meestal gebruik gemaakt van een of meerdere (digitale) formulieren, zoals het aanmeldings- of inschrijfformulier. Bij het vragen naar informatie over het kind en diens ouders, is het belangrijk om transparant te zijn wat de school doet met de verstrekte informatie.

De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. Zo vragen wij naar uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de ‘gewichtenregeling’: de bekostiging vanuit het ministerie van onderwijs naar onze school wordt mede bepaald door het ‘leerlinggewicht’.

De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in het leerlingvolgsysteem van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot deze gegevens is beperkt tot alleen personeel die de gegevens nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens van uw kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek – de informatie verbeteren of aanvullen. Wij zullen u ook jaarlijks verzoeken deze informatie te controleren en aan te vullen waar nodig.

Telefoonlijst

Op onze school wordt er, per groep, een klassenlijst gemaakt met de adressen van leerlingen. Deze lijst met contactgegevens is erg praktisch om te overleggen met andere ouders, als de kinderen (buiten schooltijd) willen afspreken of als er vragen zijn rondom school, overblijf of bijvoorbeeld huiswerk. Wij vragen hierbij uw toestemming om de naam van uw kind, diens adres en uw telefoonnummer te mogen delen met de andere (ouders van de) klasgenootjes van uw kind. Als u er bezwaar tegen heeft, wordt de naam van uw kind niet gedeeld. Deze informatie op de klassenlijst mag uitsluitend gebruikt worden voor persoonlijk gebruik onderling, en dus niet voorandere doeleinden. Aan de start van elk schooljaar geeft u hier schriftelijk toestemming voor.

Beeldmateriaal

Tijdens verschillende uitjes en activiteiten worden er foto’s en video’s van leerlingen gemaakt. Er gelden strenge regels om de online privacy van leerlingen te waarborgen, daarom…

  • Vragen wij om toestemming
    Zodra een leerling op een foto staat waar hij of zij op te herkennen is, zegt dit iets over deze persoon. Dit valt dan ook onder een persoonsgegevens.
  • Kom terug op de afspraak
    De toestemming wordt geregeld bij de inschrijving van de leerling. Wij komen jaarlijks terug op de gemaakte afspraak. Aan het begin van een nieuw schooljaar dient u hier opnieuw schriftelijk toestemming voor te geven.

Toelichting informatieplicht

De wet AVG eist dat een school de ouders (extra) informeert als:

  • de verwachting bij de ouders anders is. Met andere woorden: als de school persoonsgegevens gebruikt op een manier die ouders redelijkerwijs niet verwachten, is dit een reden om ouders extra informatie te geven;
  • de omstandigheden waaronder de school persoonsgegevens krijgt niet transparant is: ouders zijn er niet altijd van op de hoogte dat de school via een andere organisatie nieuwe persoonsgegevens heeft gekregen, het is dan noodzakelijk ouders daarvan (en indien mogelijk: persoonlijk) op de hoogte te stellen (NB: de instantie die de gegevens verstrekt is dan wel in overtreding);
  • het gebruik van de gegevens grotere gevolgen heeft dan voorzien: als de gevolgen van het gebruik van de persoonsgegevens voor de leerling (of diens ouders) groter zijn dan anders, is extra informatieverstrekking noodzakelijk;
  • de aard van de gegevens niet duidelijk is: hoe gevoeliger de aard van de gegevens is die wij van uw kind(eren) gebruikt, hoe meer reden er is om de ouders hierover gedetailleerd te informeren, denk hierbij aan het gebruik van diagnostische gegevens van onderzoeken.

De informatie moet vooraf aan de ouders bekend zijn gemaakt. Dat hoeft niet altijd persoonlijk en mag via de website, nieuwsbrief of schoolgids. Ouders moeten ten minste zijn geïnformeerd op het moment dat de school de gegevens gaat gebruiken. Daarnaast is het de plicht van de ouders om u hiervan op de hoogte te stellen.